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現今的社會無論是學生繳交報告、論文，
社會人士在工作職場上需要的書面報告，
或出版社製作圖表、書籍、期刊等。
為了讓讀者閱讀時更為便利還能快速取得重點，因此有了格式的要求和存在。
若形式不固定叫容易使人眼花撩亂且不整齊
統一格式可使人們方便資料查詢，收件人員也較方便作業。
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